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Política tratamiento de datos personales VECOL S.A.
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, la Empresa Colombiana de Productos Veterinarios S.A., VECOL S.A., establece la política aplicable a la entidad para la protección de todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales objeto de tratamiento por parte de la empresa. Esta política será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales.
I. Objetivo
En el presente documento se definen los lineamientos generales para el tratamiento y el manejo de los datos personales que se suministren a VECOL S.A., los cuales serán manejados y almacenados en bases de datos, utilizando medidas de seguridad técnicas, físicas y administrativas, a fin de impedir que terceros no autorizados accedan a los mismos y sea respetado el derecho de habeas data de los titulares.
II. Identificación Responsable del tratamiento de datos personales
La Empresa Colombiana de Productos Veterinarios S.A. – VECOL S.A., sometida al régimen previsto para las sociedades de economía mixta, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., es responsable del Tratamiento de Datos Personales sobre los cuales decida de forma directa y autónoma. La empresa se encuentra ubicada en la Av. Eldorado 82-93.
Respecto de las quejas o reclamos que versen sobre datos personales, los interesados podrán comunicarse al correo electrónico datos.personales@vecol.com.co o al teléfono 4254800 ext. 329.
III. Destinatarios
Esta política se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de VECOL S.A., considerada como responsable. Igualmente, en aquellos casos en que operen como encargadas del tratamiento de datos personales.
La política está dirigida a que la ciudadanía en general tenga a su disposición la información necesaria y suficiente sobre los diferentes tratamientos y fines sobre los que serán objeto sus datos, así como los derechos que ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente a VECOL S.A. cuando esta tenga el rol de responsable del tratamiento de sus datos personales.
Esta política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento por todos para todas las personas naturales o jurídicas responsables de la administración de bases de datos personales de VECOL S.A., en especial colaboradores que reciben, atienden y dan respuesta directa o indirectamente a las peticiones (consultas o reclamos) de información relacionadas con la ley de protección de datos personales.
IV. Alcance
Dar un trámite expedito y legal a las diferentes solicitudes y reclamaciones hechas por los Titulares de la Información, así como por sus causahabientes u otra persona que cuente con la debida autorización.
Dar cumplimiento a las exigencias de la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales.
Brindar la debida protección a los intereses y necesidades de los titulares de la Información personal tratada por VECOL S.A.
V. Marco legal
Constitución Política, artículo 15.
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015
VI. Definiciones
De conformidad con la regulación aplicable se establecen las siguientes definiciones:
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible y pueden estar contenidos, entre otros, en registros y documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales.
• Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Información Digital: Toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información.
• Persona Natural: Persona humana que ejerce derechos y cumple deberes a título personal.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Tercero: Cualquier persona jurídica o natural diferente a las personas que pertenecen directamente a VECOL S.A.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
VII. Principios
Con el fin de garantizar la protección de los datos personales, VECOL S.A., aplicará de manera integral y armónica los principios que se enuncian a continuación, los cuales marcarán el derrotero para realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de Datos Personales:
• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012.
• Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.
• Interpretación integral de los derechos constitucionales: Los derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los derechos constitucionales aplicables.
• Principio de Necesidad: Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.
VIII. Derechos que le asisten al Titular de los datos personales.
VECOL S.A., se compromete a realizar todas las actividades necesarias para garantizar los siguientes derechos de los Titulares de los datos personales:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a VECOL S.A., este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a VECOL S.A. En caso que la autorización se haya entendido autorizada a través de mecanismos alternos de comunicación, VECOL S.A. remitirá los documentos publicados para tal efecto.
c) Ser informado por VECOL S.A., previa solicitud escrita, respecto del uso que se le está dando a sus datos personales.
d) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
e) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular.
IX. Personas facultadas para ejercer los derechos del titular.
Los derechos de los Titulares podrán ejercerse ante VECOL S.A., por las siguientes personas:
• El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente a través de los diferentes medios que le ponga a disposición VECOL S.A.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad conforme con las normas legales.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento, conforme con las disposiciones legales.
• Por estipulación a favor de otro o para otro conforme con las disposiciones legales.
X. Deberes de VECOL S.A.
VECOL S.A., reconoce la titularidad que ostentan las personas que suministran información personal a la empresa, en consecuencia, ellas de manera exclusiva podrán decidir sobre los mismos. Por lo tanto, VECOL S.A., utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular y por las normas vigentes, adicionalmente cumplirá los siguientes deberes:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular para el tratamiento de los datos personales.
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley.
i. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la protección de datos personales y para la atención de consultas y reclamos relacionados con los mismos.
j. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
k. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
m. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos
n. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares.
o. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012.
p. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
q. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
r. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
XI. Tratamiento y Finalidad de los datos recolectados
El tratamiento de los datos personales de empleados, pensionados, accionistas, contratistas, proveedores, distribuidores, clientes, o cualquier persona natural con la cual VECOL S.A., tenga o establezca una relación permanente u ocasional, se enmarca dentro de las obligaciones legales y misionales de la empresa y especialmente dentro de las siguientes finalidades:
• Registro y organización de la información respecto de las relaciones comerciales, laborales y contractuales de VECOL S.A.
• Gestión de Personal: Aplicación y control de políticas legales y extralegales, relacionadas con la administración del personal vinculado a la Empresa.
• Para contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes la empresa tiene o ha tenido relación
• Envío de información relacionada con la misionalidad de la empresa, mejora, promoción, desarrollo de productos, invitación a eventos, entre otros.
• Verificación del cumplimiento de las obligaciones contractuales, laborales o comerciales.
• En el desarrollo de los procesos de facturación y envío de mercancías.
• Verificación de saldos de acreedores de VECOL S.A.
• Determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de los deudores.
• Expedición de certificaciones relacionadas con temas fiscales y de pagos (Rete ICA, rete IVA, notificación de consignaciones por concepto de pagos, etc).
• En el desarrollo de actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y otros propósitos comerciales.
• En el fortalecimiento de las relaciones con sus consumidores y clientes, a través del envío de información relevante, y para el trámite de las Peticiones, Quejas y Reclamos relacionadas con los productos de VECOL S.A.
• La entrega de referencias comerciales a entidades o personas naturales que la soliciten.
• Cumplimiento de requerimientos para ingreso a la Planta de Producción NSB-3A, de acuerdo al Reglamento Técnico de seguridad biológica.
• Trazabilidad de ingreso de personal a las áreas administrativas y de producción supervisadas con software de control de accesos.
• En la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
XII. Categorías especiales de datos
Datos Sensibles
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Tratamiento de datos sensibles
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Autorización especial de datos personales sensibles
VECOL S.A. informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles.
En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, VECOL S.A., implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los productos.
Derechos de los niños, niñas y adolescentes
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:
a. Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
XIII. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos respecto de datos personales.
El responsable para la recepción de consultas y reclamos relacionados con los datos personales del Titular, es la Secretaría General de VECOL S.A, dependencia ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos y revocar la autorización.
XIV. Procedimiento para el trámite de peticiones, consultas o reclamos.
a. Solicitud
El titular de Datos Personales o la persona debidamente autorizada por el titular, objeto de tratamiento por parte de VECOL S.A., podrá ejercer los derechos a conocer, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, mediante escrito dirigido a VECOL S.A., el cual deberá radicarse en la Avenida el Dorado 82-93, o en el correo electrónico datos.personales@vecol.com.co
b. Contenido y Respuesta a la solicitud
• Consultas
La solicitud deberá contener como mínimo:
• Nombre y apellidos del titular.
• Fotocopia del documento de identidad del titular, o de la persona que lo representa, así como del poder debidamente otorgado que acredita tal representación.
• Petición en la que se centra la solicitud
• Dirección en la cual recibirá las notificaciones.
• Fecha y firma del solicitante.
• Los demás documentos que considere necesarios para fundamentar su petición.
VECOL S.A. le comunicará al solicitante, la respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos
Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y en esta política.
El reclamo debe contener como mínimo la siguiente información:
• Nombre e identificación del Titular del dato o la persona legitimada.
• Fotocopia del documento de identidad del titular, o de la persona que lo representa, así como del poder que acredita tal representación.
• Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
• Fecha y firma del solicitante.
• Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo1. Durante este término los datos se mantendrán vigentes dentro de las bases.
Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Ésta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
XV. Medidas de Seguridad
Teniendo como marco de referencia el principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, VECOL S.A. está implementando las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
XVI. Aviso de Privacidad y autorización de para el tratamiento de datos personales.
El aviso de privacidad, es el documento físico que ha diseñado VECOL S.A., con el fin de informarle al titular sobre el tratamiento y la finalidad de los datos, así como sobre la política de tratamiento de la información de la empresa y dónde puede encontrarla.
De igual manera, en el documento, el titular deja consignada la autorización expresa e informada para que VECOL S.A., realice el tratamiento de los datos suministrados.
XVII. Vigencia
Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las bases de datos de VECOL S.A., durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades mencionadas en este documento y para las cuales fueron recolectadas.
La presente política de tratamiento de datos personales empieza a regir a partir del 21 de abril de 2022
JUAN AURELIO MONCADA
Presidente VECOL S.A.
_________________
1 Art. 17 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
