VECOL

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES VECOL S.A.


En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, la Empresa Colombiana de Productos Veterinarios S.A., VECOL S.A., establece la política aplicable a la entidad para la protección de todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales objeto de tratamiento por parte de la empresa. Esta política será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales.


I. Objetivo

En el presente documento se definen los lineamientos generales para el tratamiento y el manejo de los datos personales que se suministren a VECOL S.A., los cuales serán manejados y almacenados en bases de datos, utilizando medidas de seguridad técnicas, físicas y administrativas, a fin de impedir que terceros no autorizados accedan a los mismos y sea respetado el derecho de habeas data de los titulares.

II. Identificación Responsable del tratamiento de datos personales.

La Empresa Colombiana de Productos Veterinarios S.A. - VECOL S.A., sometida al régimen previsto para las sociedades de economía mixta, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., es responsable del Tratamiento de Datos Personales sobre los cuales decida de forma directa y autónoma. La empresa se encuentra ubicada en la Av. Eldorado 82-93.

Respecto de las quejas o reclamos que versen sobre datos personales, los interesados podrán comunicarse al correo electrónico datos.personales@vecol.com.co o al teléfono 4254800 ext. 329.

III. Marco legal

Constitución Política, artículo 15.
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015

IV. Definiciones

De conformidad con la regulación aplicable se establecen las siguientes definiciones:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible y pueden estar contenidos, entre otros, en registros y documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales.
• Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Persona Natural: Persona humana que ejerce derechos y cumple deberes a título personal.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Tercero: Cualquier persona jurídica o natural diferente a las personas que pertenecen directamente a VECOL S.A.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

V. Principios

Con el fin de garantizar la protección de los datos personales, VECOL S.A., aplicará de manera integral y armónica los principios que se enuncian a continuación, los cuales marcarán el derrotero para realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de Datos Personales:

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012.

VI. Derechos que le asisten al Titular de los datos personales.

VECOL S.A., se compromete a realizar todas las actividades necesarias para garantizar los siguientes derechos de los Titulares de los datos personales:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a VECOL S.A., este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a VECOL S.A. En caso que la autorización se haya entendido autorizada a través de mecanismos alternos de comunicación, VECOL S.A. remitirá los documentos publicados para tal efecto.
c) Ser informado por VECOL S.A., previa solicitud escrita, respecto del uso que se le está dando a sus datos personales.
d) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
e) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular.

VII. Personas facultadas para ejercer los derechos del titular.

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse ante VECOL S.A., por las siguientes personas:

• El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente a través de los diferentes medios que le ponga a disposición VECOL S.A.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad conforme con las normas legales.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento, conforme con las disposiciones legales.
• Por estipulación a favor de otro o para otro conforme con las disposiciones legales.

VIII. Deberes de VECOL S.A.

VECOL S.A., reconoce la titularidad que ostentan las personas que suministran información personal a la empresa, en consecuencia, ellas de manera exclusiva podrán decidir sobre los mismos. Por lo tanto, VECOL S.A., utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular y por las normas vigentes, adicionalmente cumplirá los siguientes deberes:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular para el tratamiento de los datos personales.
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley.
i. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la protección de datos personales y para la atención de consultas y reclamos relacionados con los mismos.
j. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
k. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
m. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos
n. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares.
o. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012.
p. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
q. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
r. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

IX. Tratamiento y Finalidad de los datos recolectados

El tratamiento de los datos personales de empleados, pensionados, accionistas, contratistas, proveedores, distribuidores, clientes, o cualquier persona natural con la cual VECOL S.A., tenga o establezca una relación permanente u ocasional, se enmarca dentro de las obligaciones legales y misionales de la empresa y especialmente dentro de las siguientes finalidades:
• Registro y organización de la información respecto de las relaciones comerciales, laborales y contractuales de VECOL S.A.
• Gestión de Personal: Aplicación y control de políticas legales y extralegales, relacionadas con la administración del personal vinculado a la Empresa.
• Para contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes la empresa tiene o ha tenido relación
• Envío de información relacionada con la misionalidad de la empresa, mejora, promoción, desarrollo de productos, invitación a eventos, entre otros.
• Verificación del cumplimiento de las obligaciones contractuales, laborales o comerciales.
• En el desarrollo de los procesos de facturación y envío de mercancias.
• Verificación de saldos de acreedores de VECOL S.A.
• Determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de los deudores.
• Expedición de certificaciones relacionadas con temas fiscales y de pagos (Rete ICA, rete IVA, notificación de consignaciones por concepto de pagos, etc).
• En el desarrollo de actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y otros propósitos comerciales.
• En el fortalecimiento de las relaciones con sus consumidores y clientes, a través del envío de información relevante, y para el trámite de las Peticiones, Quejas y Reclamos relacionadas con los productos de VECOL S.A.
• La entrega de referencias comerciales a entidades o personas naturales que la soliciten.
• Cumplimiento de requerimientos para ingreso a la Planta de Producción NSB-3A, de acuerdo al Reglamento Técnico de seguridad biológica.
• Trazabilidad y control de acceso a áreas administrativas y de producción por parte de empleados, temporales, contratistas, visitantes y funcionarios de entes de control; registro de ingreso y salidas de empleados y temporales
• En la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

X. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos respecto de datos personales.

El responsable para la recepción de consultas y reclamos relacionados con los datos personales del Titular, es la Secretaría General de VECOL S.A, dependencia ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos y revocar la autorización.

XI. Procedimiento para el trámite de peticiones, consultas o reclamos.


a. Solicitud

El titular de Datos Personales o la persona debidamente autorizada por el titular, objeto de tratamiento por parte de VECOL S.A., podrá ejercer los derechos a conocer, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, mediante escrito dirigido a VECOL S.A., el cual deberá radicarse en la Avenida el Dorado 82-93, o en el correo electrónico datos.personales@vecol.com.co


b. Contenido y Respuesta a la solicitud

• Consultas

La solicitud deberá contener como mínimo:

• Nombre y apellidos del titular.
• Fotocopia del documento de identidad del titular, o de la persona que lo representa, así como del poder debidamente otorgado que acredita tal representación.
• Petición en la que se centra la solicitud
• Dirección en la cual recibirá las notificaciones.
• Fecha y firma del solicitante.
• Los demás documentos que considere necesarios para fundamentar su petición.

VECOL S.A. le comunicará al solicitante, la respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Reclamos

Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y en esta política.

El reclamo debe contener como mínimo la siguiente información:

• Nombre e identificación del Titular del dato o la persona legitimada.
• Fotocopia del documento de identidad del titular, o de la persona que lo representa, así como del poder que acredita tal representación.
• Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
• Fecha y firma del solicitante.
• Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo . Durante este término los datos se mantendrán vigentes dentro de las bases.

Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Ésta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

XII. Medidas de Seguridad

Teniendo como marco de referencia el principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, VECOL S.A. está implementando las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

XIII. Aviso de Privacidad y autorización de para el tratamiento de datos personales.

El aviso de privacidad, es el documento físico que ha diseñado VECOL S.A., con el fin de informarle al titular sobre el tratamiento y la finalidad de los datos, así como sobre la política de tratamiento de la información de la empresa y dónde puede encontrarla.

De igual manera, en el documento, el titular deja consignada la autorización expresa e informada para que VECOL S.A., realice el tratamiento de los datos suministrados. (Formato Anexo)


XIV. Vigencia

Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las bases de datos de VECOL S.A., durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades mencionadas en este documento y para las cuales fueron recolectadas.

La presente política de tratamiento de datos personales empieza a regir a partir del 26 de octubre de 2016.


HUGO ARMANDO GRACIANO GÓMEZ
Presidente VECOL S.A.



ANEXO
AVISO DE PRIVACIDAD Y AUTORIZACIÓN EXPRESA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La EMPRESA COLOMBIANA DE PRODUCTOS VETERINARIOS S.A., VECOL S.A., en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, así como lo establecido en la Política de Protección de Datos Personales de la empresa, le informa que los datos personales que usted suministre en virtud de las operaciones que realice con VECOL S.A., serán manejados y almacenados en bases de datos, utilizando medidas de seguridad técnicas, físicas y administrativas, a fin de impedir que terceros no autorizados accedan a los mismos. El responsable del tratamiento de los datos personales que usted suministre es VECOL S.A., empresa domiciliada en la Avenida el Dorado 82-93, la cual utilizará diferentes canales para la recolección de los datos que serán usados para:
•?Registro y organización de la información respecto de las relaciones comerciales, laborales y contractuales de VECOL S.A.
•?Gestión de Personal: Aplicación y control de políticas legales y extralegales, relacionadas con la administración del personal vinculado a la Empresa.
•?Para contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes la empresa tiene o ha tenido relación
•?Envío de información relacionada con la misionalidad de la empresa, mejora, promoción, desarrollo de productos, invitación a eventos, entre otros.
•?Verificación del cumplimiento de las obligaciones contractuales, laborales o comerciales.
•?En el desarrollo de los procesos de facturación y envío de mercancias.
•?Verificación de saldos de acreedores de VECOL S.A.
•?Determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de los deudores.
•?Expedición de certificaciones relacionadas con temas fiscales y de pagos (Rete ICA, rete IVA, notificación de consignaciones por concepto de pagos, etc).
•?En el desarrollo de actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y otros propósitos comerciales.
•?En el fortalecimiento de las relaciones con sus consumidores y clientes, a través del envío de información relevante, y para el trámite de las Peticiones, Quejas y Reclamos relacionadas con los productos de VECOL S.A.
•?La entrega de referencias comerciales a entidades o personas naturales que la soliciten.
•?Cumplimiento de requerimientos para ingreso a la Planta de Producción NSB-3A, de acuerdo con el Reglamento Técnico de seguridad biológica.
•?Trazabilidad y control de acceso a áreas administrativas y de producción por parte de empleados, temporales, contratistas, visitantes y funcionarios de entes de control; registro de ingreso y salidas de empleados y temporales.
•?En la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
Los derechos que le asisten como titular de la información personal, están contenidos en la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, los que hacen referencia a: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable o encargado del Tratamiento; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento; c) Ser informado por el Responsable o encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones respecto de los datos suministrados e) Es de carácter facultativo responder preguntas que versen sobre datos sensibles o sobre menores de edad3. Adicionalmente, es importante señalar que usted podrá consultar la Política de Protección de Datos Personales de VECOL S.A., en la página web https://www.vecol.com.co, y respecto de las dudas o reclamos relacionados con sus datos personales podrá escribir al correo electrónico datos.personales@vecol.com.co.
Teniendo en cuenta lo anterior, en mi calidad de titular de la información personal, autorizo de manera previa, expresa e inequívoca a la empresa VECOL S.A., para el tratamiento de los datos suministrados, dentro de las finalidades legales, contractuales y comerciales. Además, declaro que la información reportada en este formato, ha sido suministrada de forma voluntaria y es completa, confiable, veraz, exacta y verídica.
Se firma en_____________________, el ____ de ________________ de 2016.
Nombre y apellidos: _________________________________________________
No. De Identificación: _________________________________________________
3 Son datos sensibles, aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, por ejemplo, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, de derechos humanos, así como datos relativos a la salud vida sexual o reproductiva